数据有效性的综合运用

　　前面介绍的方法都是对于单一条件的限制录入，如果人事部门为了便于统一日期格式，要求员工只能输入8位的日期数字(yyyymmdd日期格式)，如“20061231、20080808”等日期数据，那又应该如何控制呢?员工信息表如图 5所示。

图5 员工信息录入表

　　由于日期数据的特殊性，如果仅仅通过使用“整数”的限制，就很难控制非法日期的输入，如：“20051234”、“20060229”这样的日期，因此用户需要使用自定义公式来进行控制。具体设置如下：

　　步骤1　首先选定“员工信息表”中的d2:d6单元格，选择“数据|有效性”菜单项，在弹出的对话框中，设置“自定义”有效性公式如图 6所示。

　　有效性公式为：

　　=(len($d2)=8)*text($d2,"0-00-00")

　　公式含义解释如下：

　　1、公式1：(len($d2)=8)用于判断输入的数据必须是8位;

　　2、公式2：text($d2,"0-00-00")主要用于将数值转换为日期格式，并与公式1进行运算，如果是正常日期，结果返回为日期序列;如果是非法日期，则结果为：#value!错误。

　　另外，由于在有效性公式的判断中，结果为非0数值和true时，结果为真，满足限制条件;当结果为0、false和错误时，结果为假，即不满足条件。

图6 通过“自定义有效性公式”控制输入

　　步骤2　为了让员工了解输入的日期格式，用户还可以在“输入信息”选项卡中进行“提示信息”的输入，如图 7所示。

图7 输入用户提示信息

　　步骤3　同时为了提供更加人性化的提示，当员工输入错误的日期后，用户还可以在“出错警告”中输入信息以示提醒，输入内容如图 8所示。

图8 添加“输入错误”时的错误信息

　　步骤4　点击“确定”按钮保存设置，返回工作表。当用户点击d2:d6单元格时，系统出现图 9中左图所示的信息提示，如果用户输入错误的日期，系统将出现错误提示，如图 9中的右图所示。

图9 “输入信息”和“错误信息”提示

　　注意:由于数据有效性只能限制用户手工输入，而不能控制“复制粘贴”操作，请使用时必须注意。

　　小结：

　　1、wps表格的“数据有效性”通常用于有目的地限制用户非法输入，从而达到规范化输入数据的目的。R'H^'D7X
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　　2、如果系统提供的常规用法不能满足用户的需要，可以通过“自定义公式”来进行控制，用途更加广泛，功能更加强大。

　　3、 借助““有效性”的“输入信息”选项卡，用户可以实现类似“批注”的信息提示。

　　适用范围:

　　适用于wps office 2005(751)以上版本。