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在很多情况下，规范化地录入数据有助于企业进行统一管理，一来可以对数据录入进行有效的控制，二来尽可能地减少用户误操作从而提高工作效率。因此，wps表格的“数据有效性”功能就应运而生，它主要用于对用户录入的数据进行实时检查，以保证数据被正确地输入。 “数据有效性”是wps Office 2005中表格组件中新增的功能，它通常用于以下几个方面： !:J]UrF {KSM??oH9J [ 本 资 料 来 源 于 贵 州 学 习 网 电脑课堂办公软件 http://Www.gzU521.com ] !:J]UrF {KSM??oH9J 1、限制非法数值、日期或文本长度数据的输入; 2、指定序列输入数据; 3、根据自定义公式限制数据输入; 4、利用有效性进行信息提示。 由于“有效性序列”在实际工作使用非常广泛，将在其他文章中单独介绍，在这里将对其他3种应用进行简单介绍。 指定日期数据的录入 如果数据表管理员希望用户在工作表a列只能输入指定区间的日期数据，如：2006年的所有日期，可以通过“数据有效性”来进行控制，具体设置如下： 步骤1 启动wps表格新建一个空白工作表，选中“a列”区域后，选择“数据|有效性”菜单项，弹出“有效性”设置对话框，如图 1所示。
图1 打开“数据有效性”对话框 步骤2 在“设置”选项卡的“允许”下拉菜单下选择“日期”，在“数据”下拉菜单中选择“介于”，并在“开始日期”中输入“2006-1-1”，在“结束日期”中输入“2006-12-31”，设置如图 2所示。
图2 设置日期区间 步骤3 点击“确定”后，用户在a列区域只允许输入以上区间的日期。如果输入区间以外的日期，系统将给出“错误提示”，如图 3所示。
图3 指定区间以外的日期输入后的错误提示 按指定文本长度进行输入 如果用户为了统一产品编号的输入，要求数据录入者只能输入8位的编号，同样也可以通过“数据有效性”来进行控制，设置步骤简介如下： 如图 3所示，用户首先选择b列，再选择“数据|有效性”菜单项，在打开的对话框中按图 4所示进行设置即可。cI:X*KV?ctgq � L][ 此文转贴于我的学习网电脑课堂办公软件 http://www.Gzu521.com]cI:X*KV?ctgq � L]
图4 限制文本长度输入设置 经过设置以后，用户只能在b列的产品编号中输入8位的编号，否则系统将出现类似图 3的错误信息提示。  |
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