·以不同的方式联接数据 “查询向导”创建的内部联接是创建查询时使用的最常见的联接类型。但是，有时需要使用不同的联接类型。例如，如果您有一个产品销售信息表和一个客户信息表，则内部联接(“查询向导”创建的类型)将禁止检索未进行购买的客户的客户记录。使用 microsoft query，可以联接这些表，以便除了可以检索已进行购买的客户的销售数据外，还可以检索所有客户记录。

　　要启动 microsoft query，请执行下列步骤。

　　1、在“数据”选项卡上的“获取外部数据”组中，单击“自其他来源”，然后单击“来自 microsoft query”。

　　2、在“选择数据源”对话框中，确保清除“使用‘查询向导’创建/编辑查询”复选框。

　　3、双击要使用的数据源。

　　- 或 -

　　单击要使用的数据源，然后单击“确定”。

　　重用和共享查询 在“查询向导”和 microsoft query 中，可以将查询保存为可以修改、重用和共享的 .dqy 文件。excel 可以直接打开 .dqy 文件，这样，您或其他用户便可以通过同一查询创建其他外部数据区域。

　　从 excel 打开所保存的查询：

　　1、在“数据”选项卡上的“获取外部数据”组中，单击“自其他来源”，然后单击“来自 microsoft query”。“选择数据源”对话框即会显示。

　　2、在“选择数据源”对话框中，单击“查询”选项卡。

　　3、双击要打开的已保存查询。该查询即会显示在 microsoft query 中。

　　如果要打开已保存的查询并且 microsoft query 已经打开，请单击 microsoft query 的“文件”菜单，然后单击“打开”。

　　如果双击 .dqy 文件，excel 会打开，运行查询，然后将结果插入到新工作表中。

　　如果要共享基于外部数据的 excel 汇总或报表，可为其他用户提供一个包含外部数据区域的工作簿，或者可以创建一个模板 (模板：创建后作为其他相似工作簿基础的工作簿。可以为工作簿和工作表创建模板。工作簿的默认模板名为 book.xlt，工作表的默认模板名为 sheet.xlt。)。使用模板，可以保存汇总或报表，且不必保存外部数据(这样文件便会较小)。当用户打开报表模板时会检索外部数据。有关创建报表模板的信息，请参阅创建用于导入数据的报表模板。

　　在 excel 中处理数据

　　使用“查询向导”或 microsoft query 创建查询以后，可以将数据返回到 excel 工作表。之后，数据会变为外部数据区域 (外部数据区域：从 excel 的外部(如，数据库或文本文件)导入工作表的数据区域。在 excel 中，可为外部数据区域中的数据设置格式或用其进行计算，就如同对其他任何数据一样。)或数据透视表 (数据透视表：一种交互的、交叉制表的 excel 报表，用于对多种来源(包括 excel 的外部数据)的数据(如数据库记录)进行汇总和分析。)，您可以对其进行格式设置和刷新。

　　为检索到的数据设置格式 在 excel 中，可以使用各种工具(如图表或自动分类汇总)来呈现并汇总 microsoft query 检索的数据。您可以设置数据格式，刷新外部数据时会保留您的格式。您可以使用自己的列标签来替代字段名称，并自动添加行号。

　　excel 可以自动为您在区域末尾键入的新数据设置格式以与前面的行匹配。excel 还可以自动复制在前面的行中重复的公式并将它们扩展到其他行。

　　注释 为了扩展到区域中的新行，格式和公式必须在前面五行中的至少三行中显示。

　　您可以随时启用(或再次禁用)此选项：

　　1、单击“microsoft office 按钮”，单击“excel 选项”，然后单击“高级”类别。

　　2、在“编辑”部分中，选中“扩展数据区域格式及公式”复选框以关闭此选项。要再次关闭自动数据区域格式设置，请清除此复选框。

　　刷新外部数据 刷新外部数据时，请运行查询来检索与您指定的条件匹配的、所有新的或更改过的数据。您可以在 microsoft query 和 excel 中刷新查询。excel 提供了许多用于刷新查询的选项，包括每次打开工作簿时刷新数据和定期自动刷新数据。在刷新数据时，您可以继续在 excel 中工作，并且还可以在刷新数据的同时检查状态。