（二）会计账簿的格式和登记方法

1．日记账的格式和登记方法

日记账要逐日逐笔进行登记，由出纳人员根据收款凭证和付款凭证进行登记相应的日记账。

日记账有三栏式的也有多栏式的，但是多栏式的一般很少使用。

三栏式日记账设借方、贷方和余额三个基本的金额栏目，一般将其分别称为收入、支出和结余三个基本栏目。在金额栏与摘要栏之间常常插入“对方科目”，例如，有收入现金100万，那么对应科目是“短期借款”或者“实收资本”，在账簿记录中可以明确的看出它们的对应关系。

除了三栏式日记账外还有多栏式日记账，它不是单独设一个对方科目栏，而是在收入栏和支出栏里对应的设置若干科目，分别进行汇总，比较直观。

三栏式日记账的格式见教材p36页的表1－12，多栏式日记账的格式见教材p37页的表1－13。

现金和银行存款日记账道理相同，只不过银行存款日记账涉及一个账号问题，支票的号数栏目特别表明一下。

2．总分类账的格式和登记方法

总分类账簿是按照总分类账户分类登记以提供总括会计信息的账簿。总分类账簿一般设置三栏式，为了保证安全要求设置订本式账簿。总分类账的记账依据和登记方法取决于企业采用的账务处理程序。既可能根据记账凭证逐笔登记，也可能根据经过汇总的科目汇总表或汇总记账凭证等登记。（在账务处理程序中再说）

3．明细分类账的格式和登记方法

明细账的格式有三栏式、多栏式、数量金额式和横线登记式（或称平行式）等多种，分别介绍如下：

（1）三栏式明细分类账。债权、债务结算类账户通常设置三栏式明细账，没有必要再反映数量、金额、单价等信息。

（2）多栏式明细分类账。损益类、成本类科目通常设置多栏式明细账簿。

（3）数量金额式明细分类账。针对于财产物资如原材料、库存商品、包装物和低值易耗品等存货账户需要设置数量金额式明细分类账。因为管理要求反映财产物资的数量、单价、金额，在收、发、存下面每一个分别设置了数量栏、单价栏、金额栏。

（4）横线登记式明细分类账。这种明细账实际上也是一种多栏式明细账，其登记方法是采用横线登记，即将每一相关的业务登记在一行，从而可依据每一行各个栏目的登记是否齐全来判断该项业务的进展情况。

【一些法规的相关规定，相信大家都会遵守吧，呵呵】

三、对账和结账

（一） 对账

为了保证账簿所提供的会计资料正确、真实、可靠，会计人员在登记账簿时，一定要有高度的责任心，切不可马虎。记完账后，还应定期做好对账工作，做到账证相符、账账相符、账实相符。会计对账工作的主要内容包括：（这里提醒大家一点，每个分类下面的具体内容都有重复的文字，自己归纳一下有助于理解和记忆）

1、账证核对。账簿和记账凭证进行核对，甚至包括原始凭证。

2、账账核对。账簿之间的核对包括以下内容：

（1）核对总分类账簿的记录。按照“资产＝负债＋所有者权益”这一会计等式和“有借必有贷、借贷必相等”的记账规律，总分类账簿各账户的期初余额、本期发生额和期末余额之间存在对应的平衡关系，各账户的期末借方余额合计和贷方余额合计也存在平衡关系。通过这种等式和平衡关系，可以检查总账记录是否正确、完整。这项核对工作通常采用编制“总分类账户本期发生额和余额对照表”（简称“试算平衡表”）来完成。“试算平衡表”的格式见教材p45页的表1－24。

（2）总分类账簿与所属明细分类账簿核对。总分类账各账户的期末余额应与其所属的各明细分类账的期末余额之和核对相符。

（3）总分类账簿与序时账簿核对。如前所述，我国企业、事业等单位必须设置现金日记账和银行存款日记账。现金日记账必须每天与库存现金核对相符，银行存款日记账也必须定期与银行对账。在此基础上，还应检查现金总账和银行存款总账的期末余额，与现金日记账和银行存款日记账的期末余额是否相符。

（4）明细分类账簿之间的核对。例如，会计部门有关实物资产的明细账与财产物资保管部门或使用部门的明细账定期核对，以检查其余额是否相符。核对的方法一般是由财产物资保管部门或使用部门定期编制收发结存汇总表报会计部门核对。

3、账实核对。

账实核对是指各项财产物资、债权债务等账面余额与实有数额之间的核对。账实核对的内容主要有：

（1）现金日记账账面余额与库存现金数额是否相符；

（2）银行存款日记账账面余额与银行对账单的余额是否相符；

（3）各项财产物资明细账账面余额与财产物资的实有数额是否相符；

（4）有关债权债务明细账账面余额与对方单位的账面记录是否相符等。

（二）结账

结账是一项将账簿记录定期结算清楚的账务工作。在一定时期结束时（如月末、季末或年末），为了编制会计报表，需要进行结账。结账的内容通常包括两个方面：一是结清各种损益类账户，并据以计算确定本期利润；二是结清各资产、负债和所有者权益账户，分别结出本期发生额合计和余额。

结账的方法：每月月末时，只需要在最后一笔经济业务记录之下通栏划单红线，每年年末时通栏划双红线。

四、错账查找与更正方法

（一）错账查找的方法

在记账过程中，可能发生各种各样的差错，产生错账（如重记、漏记、数字颠倒、数字错位、数字记错、科目记错、借贷方向记反等）。发现错账，通常是在月末结账时，出现错账，需要进行试算平衡，可能会出现试算不平衡的情况（所有账户的借方发生额合计数≠所有贷方发生额合计数，或者，所有借方余额的合计数≠所有贷方余额合计数）。从而影响会计信息的准确性，此时应及时找出差错，并予以更正。错账查找的方法主要有：

1．差数法。它是指按照错账的差数查找错账的方法。其表现形式是：借方金额遗漏，会使该金额在贷方超出；贷方金额遗漏，会使该金额在借方超出。对于这样的差错，可由会计人员通过回忆和与相关金额的记账核对来查找。例如：借方发生额的合计数和贷方发生额的合计数两者不等，借方发生额的合计数减贷方发生额的合计数差额为5000，回想本期的确发生过一笔5000的经济业务，检查是否有可能只记在借方了，没记在贷方，漏记了。

2．尾数法。所有账户的借方发生额合计数和贷方发生额的合计数的差额，看其尾数，乃至小数点以后的角或分的数字。对于发生的角、分的差错可以只查找小数部分，以提高查错的效率。例如：所有账户的借方发生额合计数和贷方发生额合计数，二者之间差额的尾数为5毛2，回忆本月发生的经济业务里，的确有一笔金额为53865.52，前面的数字忽略不考虑，只着重考虑5毛2，因为一个相同的角分出现在一月中多笔经济业务里的概率比较小，如果确实有这么一笔经济业务，检查这笔经济业务是不是只记在了借方，没记在贷方，从而检查出错误。

3．除2法。它是指以差数除以2来查找错账的方法。当某个借方金额错记入贷方（或相反）时，出现错账的差数表现为错误的2倍，将此差数用2去除，得出的商即是反向的金额。

【例】所有账户的借方发生额合计数和所有账户的贷方发生额合计数两者之间有差额，把差额进行回忆，如果没有这笔经济业务，则将这个数字除以二，5000/2=2500，所得结果再进行回忆，假如的确在本期发生过金额为2500的经济业务，那么2500可能是只记在了借方没记在贷方，应该记在贷方的也记在了借方，借方多记了。查找这笔经济业务的账务记录，是否都在两个科目的借方登记了，没在相应的贷方登记，从而找出错误。实际上，这种除2的方法，并不是先知道2500只记在了借方没记在贷方，而后才用除2法，进行的查找错误，这样的想法是错误的。实际上是先有一个差额，用这个差额除以2试一试，在试的过程中，回忆起有这么一笔2500的经济业务，所以才进行进一步的查找它的记账凭证，查找它的账簿，甚至于查找它的原始凭证进行确认，是不是确实错在这里。

【例1－12】某会计人员记账时将应记入“库存商品——甲商品”科目借方的5000元误记入贷方。会计人员在查找该项错账时，在下列方法中，应采用的方法是（ ）。

a．除2法   b．除9法  c．差数法   d．尾数法

正确答案为a，将应记入“库存商品——甲商品”科目借方金额错记入贷方时，出现错账的差数表现为错误的2倍，因此，应采用除2法。

4．除9法。它是指以差数除以9来查找错数的方法。雷同于除2法，先有所有账户借方发生额和所有账户贷方发生额，如果两者不相等，用差数来回忆，认为没有这么一笔经济业务，那么拿这个数除2，如果还是没有想起一个相应的数字，那么再拿这个数除9得出数字，正好想起有这么一笔经济业务。那么在这种情况下，是把数写小了或者写大了。

除9法适用于以下三种情况：

①将数字写小，如4000写成400。②将数字写大，如400写成4000。③邻数颠倒。 如78写成87。

这种方法只限于月内错的笔数，在一笔或最多两笔这种情况下，如果错了很多笔，通过这种方法，也是查不出来的。